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收現金 無發票 甘冒風險為那般

2014.07.05


說起企業需設立的內控制度和減低風險的具體做法,相信要重點注意的都離不開現金的收付,和把款項存進銀行戶口之前的妥善處置。曾見過某內地土豪地產商,白天開售樓房時火紅得很,收進大把大把的現金。不旋踵銀行已關門,於是只好把現金貯入夾萬。第二天早上把夾萬打開,現金無了影!原來全給管鎖匙者連夜掏空了!


為了減少損失,現代企業管理系統多鼓勵不用或少用現金交易。信用卡及支票的大行其道,就是這個道理。有些企業甚至明令禁止外勤員工收取現金的。記得初學審計理論和內控制度時,也常見有評論說讓外勤銷售人員趁上門之便兼收客賬者,會有極大的風險。


此類風險在內地市場上尤其明顯,主因在於其人的現代管理意識未夠班也。舉一個例:廣東或某地企業的產品行銷全國,各省各市都有其客戶。應收未收賬款積壓極大。如果坐待客戶信守賬期自動繳付,按內地市場文化和規矩來看顯然不實在。最有效的辦法還是遣專人上門追收。但人手不足,讓在全國走動的銷售人員順便代追繳便成為不用也得用的模式。


但是若其人收得款項後,不即交還企業,持款在手炒或賭它幾轉再說。如是好運者,有錢還則不算大件事,只是略有遲誤耳。如不走運,輸了便無數交了。最近興起的「餘額寶」也可能助長了此中的風險。其人收了款拖着不交數,便在可馳騁的範圍內賺取利息,因無輸錢之虞,自然拖得越久越好了。


到做年結時,審計師要與賬面上仍是欠賬的客戶對賬。如客戶早已付款,自然不認賬。審計師收到確認函時,「騎劉皇馬」者便無所遁形。所以有關人等欲隱瞞其事者必會說盡種種理由,希望阻止審計師執行對賬。故大略而言,凡有人對審計師出此語,即顯示其中必是有詐。審計師要提高警惕了。


但是奇怪,據某友好最近透露,一家向具良好聲譽和有幾十年歷史且已上市的香港公司,幾乎食、住、行各業均有沾手經營者,其旗下公司的某些經營活動竟是只收現金的。令人十分意外。


話說此君訂購了一個歐洲牌子的豪級器具,自然也請公司為之作送貨、安裝和必要的處理。公司透過其熱線中心報了價:修理和拆換現有管道需約千元;安裝新器具需一千七百元,包括裝新、拆舊和棄置。


果然大牌子是「唔憂做」。「棄舊」需單獨支付二百五十元,近年已甚少聽聞供應商要收此等費用。君看平時購置冰箱、洗衣機、電視機及冷氣機等何嘗有此一項?在講求total solution 和total customer satisfaction,置各項服務於一個roof之下的今天,「斬件」和「分項」收費應已甚少聽聞了。然而形勢比人強,在無多選擇之情況下,顧客雖一萬個不願意,也只好屈服而不敢提出異議。


回說先前提過的內控制度和減低風險。上述兩項收費平均起來約是一千四百元。若員工每天做六張單,全年工作日是一百八十日,公司共有工人三百名,則全年的現金收入可達四億五千萬元。按審計準則中對materiality的評說,不超越百分之五的算是微不足道( immaterial),即被虧空逾二千萬元也可說是「預咗」的小數目麼?


賣方公司也很「怪雞」。由頭到尾都沒有向顧客發出一張經營中慣見的invoice。問之,答曰其發出的一紙「收據」就是invoice了。二者無異義,何需另發?平常慣見的收據本子格式,多是沒有公司地址和通訊資料的,invoice 才有。此例中亦如是。也許此公司自認已是家喻戶曉,不寫地址也不會找不着吧。或是積極響應環保,未做到無紙化便先試行少紙化吧。


筆者不敢胡亂猜測如此安排,是否另有山人之妙計。從顯淺的會計理論來說,現金收支項目,入賬與否的彈性很大,與已記入銀行賬戶的白紙黑字有很大分別。不發invoice則可不記或暫不記銷售收入。收到的現金可作預收款或訂金或暫收處理,總之不當是本期之收入,要查出來也不容易。平常開發票,其中一聯或副本會送交倉庫,以備減消存貨。不知單憑收據是否也有此作用?


還有,確認收到上稱千多元費用的交到顧客手上的憑證,只是一張Job Sheet,上面無公司名。現金之交付,收款者也沒發收據,只是在Sheet上寫上「已收」而已。


上稱交易涉及的行為包括銷售、修理和安裝,分別由三家公司負責。想是顧慮到此類產品有危險性,故為了防範日後的責任,需藉此安排分散風險?還是為了日後集團成員分拆或出售公司之方便?


產品責任風險可以藉此精妙安排躲過去。現金收支的不當處理風險又為何不下點心機防範之?


刊於信報

香港執業會計師馮培漳